印刷機のレンタルでよく聞く「カウンター」とは

会社のオフィスなどで印刷機をレンタルしている場合、毎月業者が来て「カウンター料金」を請求されるのが一般的です。
そのため、払うのが当たり前のような感じがしますが、実は必須の物ではありません。
印刷機をレンタルするにあたり、この料金を支払うという契約を結んでいる場合は支払う必要がありますが、そういった契約を結ばずに運用することはできます。
では、なぜ支払うのが一般的になっているのでしょうか。
それは、この料金を支払うことで、確実な保守サービスを受けられるからです。
この料金の内訳は、「トナー代」「定期メンテナンス代」「トラブル時の出張対応費用」「消耗品の交換費用」などからなっています。
本来、印刷機を含めた事務機は、利用者がメンテナンスなどの保守作業を行わなければいけません。
また、印刷機は非常に重要な機器であり、できる限り故障しないのが望ましく、故障した場合は速やかに復旧させる必要があります。
そのため、保守作業は必須なのですが、基本的にプリントした枚数が多いほど、故障する確率は高くなります。
しかし、保守作業の費用が一律だと、よく故障する機器への対応ばかりが増え、メーカーとしては損失にしかなりません。
そこで、プリント枚数に比例した料金体系が考え出されました。
これなら、故障しがちな機器でも、それに見合った保守料金を徴収できるため、メーカーとしては元が取れています。
そして、現在は利用者の側も「カウンター料金は払う物」という認識が根付いているため、どこの会社でも払っているというわけです。

印刷機のレンタルは1日でも可能か

理論上、印刷機のレンタルは1日でも可能です。正確には1泊2日というほうがいいかもしれません。デジタル機器のレンタル業者も最近はかなり増えてきたのですが、1日、もしくは1泊2日の場合、非常に割高です。印刷機の大きさにもよりますが、インクジェットプリンタなどの場合は複合機をリースしたときにおまけで「プレゼント」としてオフィスに持ち込まれることもあるからです。
搬入コストなどを考えると最短でも1週間というところがほとんどです。また街中、特にビジネス街にはビジネスコンビニと呼ばれるプリントアウトサービスを行う店舗があるため、少ない枚数であれば印刷機をレンタルするよりも店舗に出向き、プリンタを時間レンタルするほうが安価です。店舗の場合は印刷したいデータをUSBメモリやSDカードなどに入れて持ち込むことになります。印刷枚数が多く、使用したい印刷機などがある場合は事前に予約を受け付けているところもあるのでホームページなどで確認するといいでしょう。
自社にて使用する印刷機を期間限定で、という場合は印刷機のメーカーの営業担当者に直接コンタクトをとる方法があります。ランニングコスト込みでリース契約を結んでしまうほうが安い場合もあるからです。複数のメーカーや同じメーカーの機種であっても代理店や販売店によって料金が異なることがあるからです。
印刷の用途と枚数の見込みを立てるようにしてから下調べするようにしましょう。コストダウンの意識を持つと後悔することはありません。